Forum Turystycznych Imprez na Orientację

Orientujmy się w temacie!

Nie jesteś zalogowany na forum.

Ogłoszenie

Witamy na forum
Trwają prace moderacyjne (przenoszenie wątków i inne), ale można śmiało korzystać! Przepraszamy za możliwe niedogodności
Zachęcamy do zmiany domyślnych informacji o sobie (zakładka profil)
jak poukładać wiadomość tak, jak chcę?

#1 2018-06-09 16:03:21

Daro Zagubiony
Komisja InO
Dołączył: 2018-06-08
Liczba postów: 18
Windows 7Internet Explorer 11.0

Jak zorganizować dużą imprezę na przykładzie DMP-ów 2017

Za:Tramwaj 78

Wszystko zaczęło się niewinnie. Ktoś około listopada zaproponował nam organizację Drużynowych Mistrzostw Polski w Turystycznych Imprezach na Orientację. No i zaczęło się! Dyskusje klubowe do bladego świtu… Zgodziliśmy się. Jako niczego nieprzeczuwający, beztroski student podjęłam się kierownictwa. Całkiem zielona wpadłam w wir pism, druczków, próśb i nieprzespanych nocy. Czy podjęłabym się tego jeszcze raz? Jasne! Pod warunkiem, że byłabym bogatsza o wiedzę, którą już mam i pomogliby mi Ci sami ludzie tak samo mocno. Bo niczego nie zorganizowałam sama.

Na początku było koło. Koło czego zrobić imprezę? Po dłuższych dyskusjach wybraliśmy gminę i mniej-więcej teren. Pojawiło się pierwsze wyzwanie: baza. Jeżdżenie z kolorowymi pismami (i nowiutkimi klubowymi wizytówkami – zawsze wygląda się poważniej z wizytówką niż bez) i tłumaczenie, czym są marsze i dlaczego udostępnienie pomieszczeń szkolnych jest korzystne zakończyło się fiaskiem.

Uwaga na przyszłość numer jeden: zawsze czytać swoje pisma kilka dni po napisaniu – nikomu nie chce się czytać trzech stron tekstu, choćby nie wiem jak cudnie był napisany.

Niezniechęcona pojeździłam, popytałam okolicznych strażaków, właścicieli domów weselnych, ośrodka pielgrzyma i innych. Jak się okazało, szacowana setka osób to wcale nie jest tak mało. Finalnie zgodziła się szkoła w jednej z miejscowości, za bagatela – 3.500 złotych. Niestety, rada gminy związała oficjalnym cennikiem dyrektorce ręce i była to ostateczna oferta.

Uwaga numer dwa: zapoznać się z lokalnymi przepisami użyczania pomieszczeń przed wyborem okolicy.

Padło na lokalny ośrodek wypoczynkowy. Trudno, uczestnicy będą musieli zapłacić za nocleg sami.

Kolejna uwaga: sprawdzać warunki lokalowe i cennik poza sezonem.

Zmieniliśmy ośrodek na domki z racji wysokiej kwoty, bo „ośrodek byłby otwarty tylko dla Was, poza sezonem jest” – nie to nie, Turyści w domkach lub na materacach sobie poradzą. Skoro już o pieniądzach mowa, pojawiło się światełko w tunelu – dofinansowanie Komisji. Powiedziano mi jaki wniosek, gdzie i do kogo wysłać. Pojawiła się myśl – sponsorzy. Postanowiliśmy prosić nie tylko o wsparcie finansowe, ale również materialne. Adam i Maciek podrzucili wzór, z jakim oni szli do sponsorów (patrz uwaga pierwsza). Ładnie ubrana wyruszyłam w trasę.

Uwaga czwarta: zapowiadać się telefonicznie, że przyjdzie się z pismem. Zawsze to lepiej wygląda, człowiek nie odbije się od ściany lub pani, która „nie wie”. Doprowadzi się wtedy do bezpośredniej konfrontacji na tyle, by przekonująco opowiedzieć o InO.

Pytaliśmy lokalnej piekarni, nieco oddalonego wydawnictwa kartograficznego, biur podróży, sklepów turystycznych, kin… Na pewno nie zaszkodziło. Do teraz nie mam odpowiedzi z kilku miejsc, a z większości otrzymałam odmowną.

Uwaga piąta: nie wszystko stracone! Warto zapytać własnych znajomych, może kolega koleżanki ma małą firmę lub szkółkę windsurfingową i potrzebuje reklamy?

Zastanówmy się, co możemy dać sponsorom i od tego zacznijmy rozmowę. Finalnie domek organizatorów oklejony był plakatami z… muzeum. Ale warto było. W międzyczasie rozglądaliśmy się za patronatem. Patronat brzmi dumnie, tak samo jak Mistrzostwa Polski, prawda?

Uwaga szósta: pisać wnioski o patronat, do kogo się da. Urząd Gminy, Urząd Miasta, Starostwo Powiatowe, Urząd Marszałkowski, lokalna prasa i radio…

Dwa patronaty medialne i wywiad w radiu brzmiał idealnie (do czasu, gdy nie trzeba było powtarzać nagrywania trzy razy). Patronat z leśnictwa innego, niż to, na terenie którego były zawody, także jest możliwy. W ramach jednego z patronatów otrzymaliśmy… 10 papierowych toreb, długopisów i odblasków. Ale lepsze to niż nic.

Uwaga siódma: od razu pytać o możliwość dofinansowania.


4jHYGmpAKjKwC0bL082d6IBWaZ7NwQaEUFVIJ1Va0osx9GeOXwmAJyFDWlhNmE6HYvSn7kJCIJKNFwxIUcmDF6_H_Pi-eZTWyqn2i-Ncsf_V210oRt56lYzup1ywqw7EWaajknvD4Q=w536-h357-no
Oplakatowany domek organizatora – fot. Paweł Gruca

Równie ważna jest promocja imprezy. Bez uczestników, nie ma szans zorganizować czegokolwiek. Projekt graficzny logo i plakatu, informacje na stronie, w lokalnych szkołach, kościołach, mediach (wspomniany wcześniej wywiad) samo się nie zrobi.

Uwaga ósma: warto pogadać z miejscowymi, chętnie podpowiedzą, gdzie najczęściej chodzą i który właściciel sklepu pozwoli powiesić plakat.

Przy okazji sami się zainteresują i przyprowadzą znajomych. Gdy o promocji mowa, napisaliśmy regulamin (często wymagany, jako załącznik do wniosku o patronat). Wykonanie punkt po punkcie zgodnie z zaleceniami Komisji ułatwiło sprawę. Dziwnym trafem regulamin miał 9 stron. Ponoć było to nieczytelne, bo ilość przerażała, ale kto szukał informacji, ten znalazł. Zgłoszenia internetowe (dziękuję Adamie!) to prawdziwa ulga dla odpowiedzialnego: same się wpisują do odpowiednich kategorii, same liczą ilość uczestników… Od czasu do czasu warto tylko wysłać potwierdzenie zgłoszenia. Przygotowana później (np. w Excelu) lista znacznie ułatwia wydawanie pakietów startowych, zbieranie pieniędzy od zapominalskich i uzupełnianie brakujących danych. Nie przeszkadza tutaj nawet mnogość kategorii i zawiłość klasyfikacji. Gadu-gadu, a z terenem jesteśmy w polu.

Uwaga dziewiąta: do wniosków o udostępnienie lasu warto dołączać mapkę z zaznaczonymi kwartałami leśnymi. Robi wrażenie.

Całe szczęście, że Paweł jest leśnikiem i pomógł w kontaktach.

Uwaga dziesiąta: na www.bdl.lasy.gov.pl/portal/mapy sprawdzać, czy wybrany obszar nie jest objęty ochroną.

Tak, jedno z wybranych przeze mnie miejsc było chronione. Całe zamówione przez Andrzeja skany laserowe i wstępne koncepcje tras można było schować do szafki.

Uwaga jedenasta: aby zdobyć dane, trzeba złożyć odpowiedni wniosek i umieć te dane później przetworzyć. Warto nie wypełniać pola uwagi – wniosek przechodzi automatycznie i dane są dość szybko.

Dane mamy, archiwalne mapy też. Andrzej podjął się kartowania terenu, więc nową mapę też będziemy mieć. Budowniczowie i cała obsada sędziowsko-logistyczno-zaopatrzeniowa, tzw. Złote Rączki - zapytanie ich wcześniej, czy mogą poświęcić chwilę nie byłoby głupim pomysłem – nagle okazuje się, że jest po siedem etapów na budowniczego, a sędzia główny ma właśnie urlop.

Wypożyczenie kajaków. Sprawa nie taka prosta, jak się wydaje. Liczne spływy środowisk kajakarskich nieco krzyżują nam plany (chyba powinniśmy umawiać się z nimi sporo wcześniej, najlepiej przed stworzeniem ich kalendarza). Na szczęście, zaufano nam i dostaliśmy kajaki „bez opieki”, na cały weekend. Z przyczepą(!). Do problemów transportowych wrócę za chwilę. Jako ratownik wodny posiadam zboczenie zawodowe zwane przeczuleniem na punkcie bezpieczeństwa. O ile po odpowiednich kursach opiekę medyczną może sprawować ktokolwiek z apteczką (na szczęście to nie impreza masowa, nie potrzeba karetki) to z wodą nie tak łatwo. Za „wezmę za ciebie dyżur”, ładne oczy i szczere „Dziękuję” dogadałam się ze znajomymi – oto motorówka i kilku ratowników (także w nocy) będzie stała na straży. Oczywiście jestem im do pomocy i czuwam z brzegu, wydając mapy.

Uwaga dwunasta: łączenie funkcji nie wymaga uprawiania bilokacji, wystarczy tylko zrobić to umiejętnie.

y6mTk2IWcuqT_pFS_T7RIhANjHc41x6hqm2_jh9lSFTRf1cDv-UnsqoPjwIbmkVFqrYDAeRe599Ih6CebVRVjfwFAJmFh6sBTGCO88YnJ4b605DtGgySVDCcSFN7FP3Tl5iClVDB9w=w436-h291-no
Bezpieczeństwo: ratownicy i kapoki. Wielozadaniowość organizatorska – fot. Paweł Gruca

A w części 2 dowiemy się m.in. o zabezpieczaniu się, także na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń losowych, planowaniu, jako sposobie na brak czasu na wszystko oraz o tym, co pozostaje, gdy opadnie kurz po ostatnim uczestniku.

Ag

Offline

Użytkowników czytających ten temat: 0, gości: 1
[Bot] claudebot